Instytucja depozytu notarialnego została uregulowana w art. 108 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, zgodnie z którym:

„§ 1. Notariusz w związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością ma prawo przyjąć na przechowanie, w celu wydania ich osobie wskazanej przy złożeniu lub jej następcy prawnemu, papiery wartościowe albo pieniądze w walucie polskiej lub obcej. Dla udokumentowania tych czynności notariusz prowadzi specjalne konto bankowe.

§ 2. Z przyjęcia depozytu notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej, datę mającego nastąpić wydania oraz imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby odbierającej depozyt. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem."

Depozyt notarialny umożliwia przekazanie środków pieniężnych notariuszowi przed spełnieniem uzgodnionych warunków, przy czym ich wypłata na rzecz wskazanej osoby następuje dopiero po spełnieniu warunków określonych w protokole z przyjęcia do depozytu.

Istotne jest przy tym właściwe określenie warunków wydania depozytu. Powinny one być sformułowane w sposób jednoznaczny i możliwy do obiektywnego zweryfikowania. Depozyt nie powinien bowiem prowadzić do konieczności rozstrzygania przez notariusza sporu pomiędzy stronami dotyczącego prawidłowości wykonania umowy.

Depozyt notarialny może znaleźć zastosowanie w różnych transakcjach, w których istotne znaczenie ma odpowiednie zabezpieczenie wzajemnych rozliczeń. Pozwala on powierzyć środki pieniężne notariuszowi jeszcze przed zakończeniem transakcji i uzależnić ich wydanie od spełnienia ustalonych warunków. Dzięki temu strony mogą powiązać wypłatę pieniędzy z zawarciem umowy, przedłożeniem określonych dokumentów lub dokonaniem innych uzgodnionych czynności. Mechanizm ten jest wykorzystywany nie tylko przy sprzedaży nieruchomości, lecz także przy umowach przedwstępnych, sprzedaży udziałów czy finansowaniu inwestycji.

Depozyt notarialny najczęściej wykorzystuje się przy sprzedaży nieruchomości. Kupujący może przed zawarciem umowy sprzedaży nieruchomości wpłacić środki pieniężne do depozytu, natomiast ich wydanie sprzedającemu następuje zgodnie z warunkami określonymi protokole przyjęcia do depozytu np. po zawarciu umowy sprzedaży nieruchomości. Rozwiązanie to może stanowić istotne zabezpieczenie ceny sprzedaży nieruchomości, szczególnie gdy strony chcą ograniczyć ryzyko związane z kolejnością przeniesienia własności i przekazania środków.

Przykładowo, jeżeli cena nieruchomości wynosi 2 mln zł, kupujący może złożyć tę kwotę do depozytu notarialnego. Notariusz sporządza protokół przyjęcia do depozytu, w którym określa warunki wypłaty zdeponowanej kwoty. Warunkiem wypłaty może być m.in. zawarcie umowy sprzedaży nieruchomości, jak również dodatkowo przedłożenie określonego dokumentu. Następnie strony zawierają umowę sprzedaży w formie aktu notarialnego. Po wystąpieniu określonych w protokole depozytu warunków wypłaty środki zostają wydane sprzedającemu.

Korzystając z depozytu notarialnego, obie strony mogą zwiększyć bezpieczeństwo wzajemnych rozliczeń. Sprzedający zyskuje potwierdzenie, że środki przeznaczone na zapłatę ceny zostały zdeponowane u notariusza i otrzyma je po zawarciu umowy sprzedaży. Kupujący może natomiast przekazać pieniądze przed zawarciem umowy sprzedaży, ograniczając ryzyko ich utraty w przypadku nieprzystąpienia sprzedającego do transakcji po dokonaniu przelewu.

Depozyt notarialny może zostać wykorzystany również w celu zabezpieczenia umowy przedwstępnej sprzedaży nieruchomości. Strony mogą ustalić, że zadatek lub zaliczka zostaną złożone do depozytu, a następnie wypłacone po zawarciu umowy przedwstępnej. Możliwe jest również zastrzeżenie w umowie przedwstępnej, że określona część ceny zostanie złożona do depozytu i będzie podlegała wydaniu po zawarciu umowy przyrzeczonej.

W takim przypadku umowa powinna precyzyjnie określać zasady związane z depozytem, w szczególności wysokość składanej kwoty, termin jej złożenia oraz warunki wydania środków. Istotne jest również wskazanie sposobu potwierdzenia spełnienia tych warunków, a także zasad zwrotu środków w przypadku niezawarcia umowy przyrzeczonej.

Depozyt notarialny może znaleźć zastosowanie również w transakcjach dotyczących sprzedaży udziałów w spółkach, przedsiębiorstw lub wybranych aktywów.

Przykładowo, przy sprzedaży przedsiębiorstwa kupujący może złożyć cenę do depozytu, a następnie strony dokonują uzgodnionych czynności związanych z zamknięciem transakcji. W szczególności zawierają umowę sprzedaży przedsiębiorstwa, ewentualnie odpowiednie umowy przeniesienia praw i obowiązków, a także składają oświadczenia o zwolnieniu zabezpieczeń. Po dokonaniu tych czynności środki mogą zostać wydane sprzedającemu zgodnie z przyjętym mechanizmem.

Depozyt może znaleźć zastosowanie również w ramach zawarcia umowy pożyczki, w szczególności gdy wypłata środków pieniężnych ma być uzależniona od ustanowienia określonych zabezpieczeń, takich jak ustanowienie hipoteki czy zastawów rejestrowych. W takim przypadku depozyt służy przede wszystkim zabezpieczeniu momentu wypłaty środków. Nie zastępuje natomiast zabezpieczeń dotyczących obowiązku zwrotu pożyczki.

Częstym rozwiązaniem wykorzystywanym w transakcjach jest zawieranie umowy pożyczki w celu sfinansowania zakupu nieruchomości. W takim przypadku przy zawarciu umowy pożyczki strony decydują się na przekazanie kwoty pożyczki do depozytu, a wypłata środków pieniężnych z depozytu następuje po zawarciu umowy sprzedaży nieruchomości bezpośrednio na konto sprzedającego.

Notariusz może przyjąć na przechowanie wszelkiego rodzaju dokumenty, a także odpowiednio zabezpieczone informatyczne nośniki danych. Zasady ich przechowywania zostały szczegółowo uregulowane w art. 106 i 107 Prawa o notariacie. Z przyjęcia dokumentu na przechowanie sporządzany jest protokół, w którym wskazuje się m.in. osobę składającą dokument, osobę uprawnioną do jego odbioru oraz warunki jego wydania.

Rozwiązanie to może znaleźć zastosowanie m.in. w przypadku zgody wierzyciela na wykreślenie hipoteki, dokumentu dotyczącego zwolnienia zabezpieczenia, zgody na wykreślenie służebności czy określonych pełnomocnictw.

Przykładowo, przy sprzedaży nieruchomości finansowanej pożyczką może zostać ustanowiona hipoteka zabezpieczająca jej spłatę. W takim przypadku dokument umożliwiający wykreślenie hipoteki może zostać przekazany notariuszowi na przechowanie, a następnie wydany po spłacie pożyczki, zgodnie z warunkami określonymi w protokole.

Zastosowanie depozytu notarialnego warto rozważyć przede wszystkim w transakcjach, w których istotne znaczenie ma kolejność spełniania świadczeń oraz ograniczenie ryzyka związanego z przekazaniem środków lub dokumentów. W szczególności może on znaleźć zastosowanie przy sprzedaży nieruchomości, umowach przedwstępnych, sprzedaży udziałów, przedsiębiorstwa lub wybranych aktywów, a także w transakcjach finansowania.

Depozyt notarialny nie stanowi jednak rozwiązania właściwego dla każdej transakcji. Jego zastosowanie powinno być każdorazowo oceniane z uwzględnieniem struktury transakcji, wartości świadczeń, kolejności wykonywania poszczególnych czynności oraz ryzyk związanych z ich realizacją.

Skuteczność tego rozwiązania zależy w znacznej mierze od prawidłowego określenia zasad jego funkcjonowania. Należy w szczególności ustalić:
- co dokładnie zostanie powierzone notariuszowi (np. środki pieniężne lub dokumenty),
- kto złoży środki lub dokumenty i komu mogą zostać wydane,
- jakie zdarzenie będzie stanowiło podstawę wydania i w jaki sposób zostanie potwierdzone jego wystąpienie,
- jakie będą zasady postępowania w przypadku niezrealizowania transakcji oraz zasady zwrotu środków lub dokumentów.

Prawidłowo skonstruowany mechanizm depozytu może istotnie zwiększyć bezpieczeństwo transakcji, zapewniając neutralny sposób przechowania środków lub dokumentów do czasu spełnienia uzgodnionych warunków.