Umowa o roboty budowlane jest jednym z najczęściej stosowanych kontraktów na rynku inwestycji budowlanych. Po stronie inwestora pojawia się potrzeba zabezpieczenia terminowej i zgodnej z umową realizacji robót, natomiast wykonawca dąży do przewidywalnego określenia zakresu odpowiedzialności i ryzyk kontraktowych. Jednym z instrumentów równoważących w umowie o roboty budowlane te interesy są kary umowne.

Instytucja kary umownej została uregulowana w art. 483 i 484 Kodeksu cywilnego. Kara umowna jest zastrzeżonym w umowie ryczałtowym świadczeniem pieniężnym na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Co do zasady wierzyciel może żądać zapłaty kary w zastrzeżonej wysokości, niezależnie od rozmiaru poniesionej szkody, a dochodzenie odszkodowania przewyższającego karę wymaga wyraźnego postanowienia umownego.

Sposób ukształtowania zapisów o karze umownej jest niezwykle ważny i przesądza o tym, czy będzie ona realnym instrumentem dochodzenia roszczeń. Niedopracowane, ogólne lub sprzeczne z ustawą postanowienia bardzo często okazują się niewykonalne i stają się źródłem długotrwałych sporów sądowych. Dlatego prawidłowe redagowanie klauzul dotyczących kar umownych ma znaczenie porównywalne z konstrukcją głównych postanowień dotyczących wynagrodzenia, terminów i jakości robót.

Kara umowna pełni funkcję ekwiwalentu odszkodowania. Oznacza to, że w zakresie, w jakim została zastrzeżona w umowie, zastępuje klasyczne roszczenie odszkodowawcze, a wierzyciel co do zasady nie ma obowiązku wykazywania wysokości poniesionej szkody. Kara umowna nie może być jednak konstrukcją dowolną. Aby możliwe było jej skuteczne dochodzenie, musi spełniać określone przepisami prawa wymogi.

Przede wszystkim niedopuszczalne jest zastrzeganie kary umownej za niewykonanie zobowiązania pieniężnego. Nie jest zatem możliwe naliczenie kary umownej za opóźnienie w zapłacie. Ponadto sąd dysponuje uprawnieniem do miarkowania kary umownej, jeżeli jej wysokość jest rażąco wygórowana albo gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane.

Z tych względów nieprecyzyjne brzmienie klauzul, brak jednoznacznego określenia podstaw naliczenia kary, nieprzemyślany mechanizm jej obliczania czy oderwanie wysokości kary od ekonomicznego wymiaru kontraktu często prowadzą do jej późniejszego kwestionowania.

Właściwie skonstruowana klauzula dotycząca kary umownej w umowie o roboty budowlane powinna w pierwszej kolejności przyporządkowywać karę do konkretnego naruszenia obowiązku umownego. Następnie konieczne jest określenie wysokości kary oraz sposobu jej obliczania, doprecyzowanie procedury naliczania i momentu wymagalności, a także uregulowanie relacji kary do wynagrodzenia wykonawcy, w szczególności poprzez możliwość jej potrącenia.

Każdy z tych elementów powinien zostać opisany w umowie o roboty budowlane w sposób na tyle jednoznaczny, aby w razie naruszenia możliwe było bezsporne ustalenie czy kara umowna przysługuje oraz w jakiej wysokości.

Kluczowym elementem każdej klauzuli jest jasne określenie, za jakie konkretne naruszenie obowiązku umownego kara umowna będzie przysługiwała. W umowach o roboty budowlane najczęściej spotykane są kary umowne za zwłokę w wykonaniu całości robót lub ich części, za zwłokę w usunięciu wad ujawnionych przy odbiorze albo w okresie rękojmi i gwarancji, a także za naruszenie obowiązków organizacyjnych, takich jak brak kierownika budowy czy naruszenie przepisów BHP. Często przewiduje się również kary za nieprzedłożenie dokumentów niezbędnych do dokonania odbioru robót lub rozliczenia inwestycji.

Postanowienia odwołujące się jedynie do „nienależytego wykonania umowy”, bez wskazania, jakie konkretne zachowanie wykonawcy stanowi podstawę naliczenia kary umownej, są oceniane krytycznie. W razie sporu rodzą one istotne trudności dowodowe i interpretacyjne, ponieważ nie pozwalają na jednoznaczne ustalenie, czy dane zdarzenie mieści się w zakresie klauzuli. Z tego względu zarówno w interesie inwestora, jak i wykonawcy leży przyporządkowanie kary umownej do precyzyjnie opisanych sytuacji związanych z terminowością, jakością oraz organizacją robót budowlanych.

Prawidłowe określenie wysokości kary umownej oraz zasad jej obliczania ma kluczowe znaczenie dla skuteczności całej klauzuli. W praktyce to właśnie te elementy najczęściej stają się przedmiotem sporu pomiędzy stronami umowy o roboty budowlane. Niejednoznaczne lub nadmiernie skomplikowane mechanizmy naliczania kary prowadzą do trudności interpretacyjnych i zwiększają ryzyko jej zakwestionowania.

Niezwykle istotnym elementem klauzuli jest precyzyjne określenie wysokości kary umownej poprzez wskazanie konkretnej kwoty albo jasnego mechanizmu obliczeniowego. W umowach o roboty budowlane najczęściej spotyka się rozwiązania, w których kara umowna stanowi określony procent wynagrodzenia umownego lub z góry ustaloną kwotę (np. 500 zł) za każdy dzień zwłoki w wykonaniu robót albo w usunięciu wad.

Dla obu stron kluczowe znaczenie ma to, aby wysokość kary umownej oraz sposób jej obliczania zostały opisane wprost, z wykorzystaniem prostych i mierzalnych parametrów. Najczęściej polega to na procentowym odniesieniu do wynagrodzenia umownego oraz jednoznacznym określeniu stawki dziennej albo miesięcznej, co pozwala uniknąć wątpliwości interpretacyjnych na etapie naliczania kary.

Co istotne, w orzecznictwie dopuszcza się również rozwiązania, w których kara umowna za zwłokę określona jest jako procent wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki, nawet bez wskazania odrębnego górnego limitu kwotowego. Jednocześnie sądy szeroko korzystają z przysługującego im uprawnienia do miarkowania kary umownej, jeżeli jej wysokość pozostaje w rażącej dysproporcji do wartości kontraktu, przewyższa w sposób oczywisty możliwą do przewidzenia szkodę albo gdy naruszenie ma ograniczony zakres, a kara ma charakter skumulowany i prowadzi do nieuzasadnionego ekonomicznie obciążenia wykonawcy.

Z tego względu przy konstruowaniu postanowień dotyczących wysokości kary umownej w umowie o roboty budowlane istotne jest wyważenie dwóch elementów: dopuszczalności nielimitowania kary oraz ryzyka jej późniejszego miarkowania przez sąd.

Sama podstawa naliczenia oraz wysokość kary umownej nie przesądzają jeszcze o możliwości jej skutecznego dochodzenia. Równie istotne znaczenie ma precyzyjne określenie procedury naliczania kary oraz momentu, w którym staje się ona wymagalna. Brak jednoznacznych postanowień w tym zakresie często prowadzi do sporów co do tego, czy kara została naliczona prawidłowo i czy roszczenie o jej zapłatę w ogóle powstało.

Umowa o roboty budowlane powinna jednoznacznie wskazywać, od jakiej daty rozpoczyna się naliczanie kary umownej. Przykładowo może to być dzień następujący po umownym terminie zakończenia robót albo dzień następujący po bezskutecznym upływie terminu na usunięcie wad. Równie istotne jest wskazanie momentu zakończenia naliczania kary, którym najczęściej jest dzień faktycznego wykonania danego obowiązku potwierdzonego protokołem.

Takie doprecyzowanie pozwala uniknąć wątpliwości co do długości okresu, za który kara umowna przysługuje, oraz ułatwia jej prawidłowe wyliczenie.

Oprócz okresu naliczania kary umownej konieczne jest również uregulowanie momentu, w którym kara staje się wymagalna, a także sposobu zakomunikowania jej naliczenia drugiej stronie.

Zalecanym rozwiązaniem jest także powiązanie naliczenia kary z uprzednim wezwaniem do wykonania zobowiązania w dodatkowym terminie, zwłaszcza w przypadku kar zastrzeżonych na wypadek odstąpienia od umowy. W razie sporu sądy szczegółowo badają, czy procedura naliczenia kary została przeprowadzona zgodnie z treścią umowy oraz czy wierzyciel w prawidłowy sposób zakomunikował swoje roszczenie.

Ustalenie łącznej maksymalnej wysokości kar umownych ma istotne znaczenie dla równowagi kontraktowej stron umowy o roboty budowlane. Choć przepisy nie nakładają obowiązku wprowadzenia takiego limitu, jego brak może w praktyce prowadzić do kumulacji sankcji przekraczającej ekonomicznie uzasadniony poziom. Dlatego kwestia limitu kar umownych powinna być świadomie rozważona na etapie redagowania umowy.

Sąd Najwyższy w uchwale z 9 grudnia 2021 r. (III CZP 16/21) potwierdził, że dopuszczalne jest zastrzeżenie kary umownej za zwłokę w postaci określonego procentu wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki, nawet bez wskazania górnej granicy kwotowej oraz końcowego terminu jej naliczania. Sąd Najwyższy wskazał, że ani określenie wysokości kary poprzez wskazanie podstaw do jej wyliczenia, ani brak ustalenia z góry maksymalnej wysokości kary nie sprzeciwiają się uznaniu, iż kara stanowi określoną sumę pieniężną w rozumieniu art. 483 § 1 k.c.

Niebezpieczeństwa, jakie dla dłużnika mogą wiązać się z naliczeniem kary za okres, który nie jest z góry znany, dłużnik może wyeliminować przez wykonanie zobowiązania i usunięcie stanu zwłoki. Istotną rolę w ograniczeniu tych niebezpieczeństw pełni również instytucja przedawnienia.

Pomimo że brak limitu łącznej wysokości kar umownych nie prowadzi automatycznie do nieważności zastrzeżenia, przy długotrwałych i złożonych inwestycjach kumulacja kar za poszczególne naruszenia może skutkować sytuacją, w której ich łączna wysokość przekracza rozsądne ekonomicznie granice. W takich przypadkach realne staje się zastosowanie przez sąd instytucji miarkowania kary umownej.

Ustalając limit kar umownych, strony powinny wziąć pod uwagę charakter inwestycji, znaczenie terminowości dla inwestora, skalę potencjalnych szkód oraz wpływ sankcji na rentowność przedsięwzięcia po stronie wykonawcy. Odpowiednio ukształtowany limit łącznej wysokości kar umownych stanowi kompromis pomiędzy potrzebą skutecznego zabezpieczenia interesów inwestora a zasadą ekwiwalentności świadczeń.

W prawidłowym skonstruowaniu klauzul o karach umownych istotne znaczenie ma rozróżnienie pomiędzy opóźnieniem a zwłoką w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Zwłoka stanowi opóźnienie zawinione przez dłużnika, natomiast opóźnienie rozumiane ogólnie będzie wynikało z okoliczności od niego niezależnych. W orzecznictwie sądów ugruntowany jest pogląd, że kara umowna powinna być co do zasady zastrzegana za zwłokę, aby pozostawała w zgodzie z konstrukcją odpowiedzialności kontraktowej opartej na zasadzie winy.

W postępowaniu sądowym dłużnik może obalić domniemanie winy poprzez wykazanie, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania wynikało z przyczyn, za które nie ponosi odpowiedzialności. Z tego względu bezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje posługiwanie się w umowach o roboty budowlane pojęciem zwłoki.

Skuteczność kary umownej w dużej mierze zależy od możliwości jej realnego wyegzekwowania. W tym zakresie istotnym ułatwieniem jest zastrzeżenie po stronie inwestora uprawnienia do potrącenia naliczonych kar z wynagrodzeniem wykonawcy. W umowie o roboty budowlane należy wskazać, że naliczona kara umowna może zostać potrącona zarówno z wynagrodzenia bieżącego, jak i z wynagrodzenia jeszcze niewymagalnego, jeżeli strony wprowadzają potrącenie umowne wykraczające poza ramy zakreślone przez Kodeks cywilny.

Warto powiązać postanowienia dotyczące kar umownych z regulacją kaucji gwarancyjnej oraz innych form zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Często spotykanym w umowach o roboty budowlane rozwiązaniem jest procedura, zgodnie z którą inwestor w pierwszej kolejności zaspokaja swoje roszczenia z zabezpieczenia, np. z kaucji, a następnie - gdy zabezpieczenie to nie pokryje całej należności - korzysta z potrącenia z wynagrodzenia wykonawcy. Takie ukształtowanie zasad rozliczeń zmniejsza ryzyko sporów dotyczących wymagalności wierzytelności oraz dopuszczalności potrącenia.

Zgodnie z art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego zastrzeżenie kary umownej co do zasady wyłącza możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość, chyba że strony wyraźnie postanowią inaczej. Jeżeli inwestor chce zachować prawo do dochodzenia pełnej szkody, powinien zadbać o wprowadzenie do umowy jednoznacznej klauzuli, zgodnie z którą zastrzeżenie kary umownej nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego.

Ma to szczególne znaczenie w inwestycjach, w których opóźnienie lub inne naruszenie umowy może generować szkody przewyższające standardowy poziom kary umownej, takie jak utrata finansowania, konieczność zapłaty kar wobec nabywców lokali czy utrata korzyści wynikających z planowanego terminu komercjalizacji. Bez odpowiedniego zastrzeżenia umownego inwestor jest związany granicą ryczałtowo określonej kary i nie ma możliwości dochodzenia dalszych roszczeń, nawet wówczas, gdy poniesiona szkoda jest wyższa.

Szczególnej uwagi wymaga kwestia niedopuszczalności zastrzegania kary umownej za niewykonanie zobowiązania pieniężnego. Kodeks cywilny jednoznacznie ogranicza możliwość stosowania kary umownej do zobowiązań niepieniężnych. Jeżeli zatem w umowie o roboty budowlane zastrzeżona została kara umowna za brak terminowej zapłaty, takie postanowienie jest nieważne. To samo dotyczy kary umownej zastrzeżonej na wypadek odstąpienia od umowy z powodu niewykonania zobowiązania o charakterze pieniężnym. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w uchwale składu 7 sędziów z dnia 20 listopada 2019 r. (III CZP 3/19).

W przypadku nieterminowej płatności jedynym prawidłowym instrumentem pozostają odsetki za opóźnienie, zarówno w wysokości ustawowej, jak i podwyższonej, jeżeli strony umówią się na odsetki umowne, z zachowaniem przepisów bezwzględnie obowiązujących. Dodatkowo w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami mogą znaleźć zastosowanie przepisy regulujące rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Wszelkie próby zastrzegania kary umownej za opóźnienie w zapłacie wynagrodzenia powinny zostać zastąpione właściwie skonstruowaną klauzulą odsetkową.

Kary umowne w umowie o roboty budowlane stanowią istotny element zabezpieczenia interesów stron, jednak ich skuteczność zależy niemal wyłącznie od jakości redakcji postanowień umownych. Prawidłowo skonstruowane zapisy nie tylko sprzyjają dyscyplinie kontraktowej, lecz także zapewniają realną możliwość wyegzekwowania należnych środków finansowych.

Z tego względu postanowienia dotyczące kar umownych powinny być traktowane jako integralny element konstrukcji umowy o roboty budowlane, wymagający takiej samej staranności jak regulacje odnoszące się do wynagrodzenia, terminów realizacji czy zakresu robót. Niedopracowane klauzule w tym zakresie mogą prowadzić do sporów i podważenia skuteczności zastrzeżonych sankcji.