Najem instytucjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego, uregulowany w ustawie o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy oraz o zmianie Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 19f ust. 1 tej ustawy, umową najmu instytucjonalnego jest umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie profesjonalnego wynajmowania lokali.

Przedmiotem takiej umowy może być wyłącznie lokal mieszkalny służący zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych. Oznacza to, że w reżimie najmu instytucjonalnego nie można wynająć lokalu użytkowego – na przykład pod sklep, biuro czy zakład usługowy.

Najem instytucjonalny stanowi odpowiedź ustawodawcy na potrzeby coraz bardziej rozwiniętego i profesjonalnego rynku najmu.

Najem instytucjonalny przysługuje wyłącznie przedsiębiorcom. W praktyce oznacza to, że wynajmującym w ramach umowy najmu instytucjonalnego nie może być osoba prywatna wynajmująca pojedyncze mieszkanie, lecz podmiot prowadzący działalność gospodarczą w sposób zorganizowany i nastawiony na profesjonalny wynajem lokali.

Najczęściej umowy najmu instytucjonalnego zawierają deweloperzy, którzy po zakończeniu inwestycji zachowują część lokali na wynajem długoterminowy, a także spółki inwestujące w nieruchomości w ramach sektora PRS (Private Rented Sector).

W praktyce lokator zawiera więc umowę z firmą dysponującą znaczną liczbą nieruchomości. Z reguły cała obsługa najmu – od podpisania umowy po bieżące utrzymanie techniczne – odbywa się według jednolitych i przejrzystych procedur. Dla najemcy oznacza to standaryzację i przewidywalność zasad najmu, a dla właściciela – profesjonalne zarządzanie lokalami przeznaczonymi na wynajem.

Jednym z istotnych atutów najmu instytucjonalnego jest brak limitu czasowego obowiązującego w przypadku najmu okazjonalnego. Choć zgodnie z przepisami umowa najmu instytucjonalnego powinna być zawarta na czas oznaczony, to nie obowiązuje tutaj ograniczenie wynikające z art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego.

W praktyce oznacza to, że umowę najmu instytucjonalnego można zawrzeć na 15, 20, a nawet 30 lat, bez ryzyka automatycznego przekształcenia jej w umowę na czas nieokreślony. Po upływie ustalonego okresu stosunek najmu wygasa z mocy prawa, co znacząco zwiększa pewność prawną wynajmującego i ułatwia planowanie w ramach długoterminowego najmu.

Dzięki takiej konstrukcji najem instytucjonalny jest szczególnie atrakcyjnym rozwiązaniem dla dużych inwestorów i firm zarządzających mieszkaniami, które potrzebują przewidywalności oraz stabilności w zakresie okresu najmu.

Jednym z kluczowych elementów, który wyraźnie odróżnia najem instytucjonalny od innych form najmu, jest uproszczony tryb przymusowego opróżnienia lokalu. Ustawodawca zrezygnował z obowiązku wskazywania przez najemcę innego lokalu, w którym mógłby zamieszkać w przypadku konieczności wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia mieszkania. Nie ma również potrzeby przedstawiania oświadczenia właściciela innego lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do takiego lokalu o zgodzie na przyjęcie najemcy i osób z nim zamieszkujących.

Zamiast tego, do umowy najmu instytucjonalnego załącza się akt notarialny, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia oraz wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego w terminie wskazanym w żądaniu opróżnienia lokalu. Najemca potwierdza również, że w razie konieczności wykonania tego zobowiązania nie przysługuje mu prawo do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego.

W praktyce oznacza to, że wynajmujący może uzyskać klauzulę wykonalności na akt notarialny i przystąpić bezpośrednio do egzekucji, bez konieczności prowadzenia odrębnego postępowania sądowego o eksmisję. Dla wynajmującego stanowi to znaczne uproszczenie oraz realne wzmocnienie ochrony jego interesów, co jest jedną z największych zalet najmu instytucjonalnego.

Najem instytucjonalny został w znacznej mierze wyłączony spod ogólnego reżimu ochrony najemcy przewidzianego w ustawie. Przepisy ustawy stosuje się tu jedynie w ograniczonym zakresie, co wyraźnie odróżnia najem instytucjonalny od klasycznych form najmu.

W praktyce oznacza to, że do umów najmu instytucjonalnego nie stosuje się przepisów:
– o ochronie przed eksmisją w okresie zimowym (tj. od 1 listopada do 31 marca roku następnego),
– o obowiązku przyznania lokalu socjalnego przez sąd w wyroku nakazującym opróżnienie lokalu,
– o konieczności zapewnienia tymczasowego pomieszczenia przez gminę,
– o ograniczeniu możliwości podwyższenia czynszu.

Wynajmujący zyskuje dzięki temu znacznie większą możliwość szybkiego odzyskania lokalu w przypadku problematycznego najemcy. Z drugiej strony najemca ma w tym reżimie ograniczoną ochronę ustawową i powinien dokładnie przemyśleć decyzję o podpisaniu umowy, a także szczegółowo przeanalizować jej treść przed zawarciem.

Najem instytucjonalny to rozwiązanie, które wzmacnia pozycję wynajmującego i usprawnia cały proces zarządzania najmem. W praktyce ta forma umowy jest szczególnie uzasadniona w kilku sytuacjach — zwłaszcza gdy celem jest bezpieczny i przewidywalny najem lokalu mieszkalnego prowadzony w sposób profesjonalny.

1. Prowadzisz działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali – to warunek konieczny, aby móc zawrzeć umowę najmu instytucjonalnego.
2. Zależy Ci na bezpieczeństwie prawnym – dzięki oświadczeniu najemcy w formie aktu notarialnego możliwa jest szybka egzekucja i usunięcie najemcy z lokalu, bez prowadzenia długiego postępowania sądowego o eksmisję.
3. Zarządzasz wieloma nieruchomościami – ten rodzaj najmu umożliwia standaryzację umów, jednolite zasady rozliczeń i łatwiejsze administrowanie całą strukturą najmu.
4. Planujesz najem długoterminowy – jeśli chcesz wynająć lokal na okres dłuższy niż 10 lat, najem instytucjonalny daje dużą elastyczność, bo nie obowiązuje ustawowy limit długości umowy.

Warto jednak pamiętać, że umowa najmu instytucjonalnego musi spełniać określone w ustawie wymogi formalne. Brak któregokolwiek z nich powoduje, że umowy nie można uznać za najem instytucjonalny, co może mieć istotne skutki prawne zarówno dla wynajmującego, jak i najemcy.

Najem instytucjonalny to instrument prawny, który wyraźnie wzmacnia pozycję wynajmującego. Umożliwia zawieranie stabilnych i długoterminowych umów najmu, a w razie problemów pozwala na szybką egzekucję obowiązku opróżnienia lokalu.

To rozwiązanie okazuje się szczególnie korzystne dla przedsiębiorców poszukujących efektywnego sposobu zarządzania nieruchomościami. Umowa najmu instytucjonalnego stanowi jedno z najskuteczniejszych narzędzi, które zapewniają przewidywalność, stabilność oraz bezpieczeństwo najmu.

Z perspektywy najemcy oznacza to jednak mniejszą ochronę ustawową. Dlatego wybór tej formy najmu powinien być decyzją świadomą, poprzedzoną dokładną analizą treści umowy i zrozumieniem konsekwencji wynikających z reżimu najmu instytucjonalnego.