Jednym z najczęściej spotykanych problemów w umowach o roboty budowlane jest zbyt ogólny opis przedmiotu umowy. Poprzestanie na sformułowaniu „wykonanie robót zgodnie z projektem” często okazuje się niewystarczające, zwłaszcza gdy dokumentacja projektowa jest niekompletna albo zmienia się w trakcie realizacji inwestycji.

Zakres robót powinien jednoznacznie wskazywać, oczywiście na tyle, na ile jest to możliwe, jakie prace wykonawca ma zrealizować. W tym zakresie najlepiej odwoływać się do treści sporządzonych załączników, co pozwoli jednocześnie zachować przejrzystość umowy.

Nasza praktyka pokazuje, że precyzyjnie przygotowana dokumentacja określająca zakres robót znacząco usprawnia realizację inwestycji. Im dokładniej określony zostanie zakres prac, tym mniejsze ryzyko późniejszych sporów dotyczących przede wszystkim określenia ewentualnego zakresu robót dodatkowych.

Oczywiście istnieją również takie rodzaje umów o roboty budowlane, w których możliwości precyzyjnego określenia zakresu robót są ograniczone. Chodzi przede wszystkim o umowy realizowane w formule „zaprojektuj i wybuduj”. W przypadku tego typu umów na etapie podpisywania dokumentu nie istnieje jeszcze dokumentacja projektowa w takiej formie, która umożliwiałaby szczegółowe określenie wszystkich prac.

Odbiór robót stanowi ważny element procesu budowlanego. Spora część sporów pomiędzy uczestnikami procesu inwestycyjnego dotyczy właśnie odbioru robót.

Postanowienia umowne dotyczące odbiorów powinny wskazywać przede wszystkim:
- rodzaje odbiorów,
- procedurę zgłoszenia gotowości do odbioru,
- procedurę przeprowadzenia odbioru,
- konsekwencje stwierdzenia określonych wad robót podczas odbioru,
- konsekwencje przeprowadzenia albo odmowy przeprowadzenia odbioru.

Zdarza się, że osoby sporządzające umowy o roboty budowlane nie uwzględniają tych kwestii w umowie albo nie rozróżniają konsekwencji związanych z poszczególnymi odbiorami robót. Oczywiste jest bowiem, że konsekwencje odbiorów częściowych (przejściowych) są inne niż konsekwencje odbioru końcowego.

Przy konstruowaniu postanowień dotyczących odbioru należy również pamiętać o ograniczeniach wynikających z przepisów prawa oraz ugruntowanego orzecznictwa. Zwłaszcza inwestorzy próbują często wprowadzać do umowy klauzule przewidujące możliwość odmowy odbioru z powodu jakichkolwiek wad.

Tymczasem w orzecznictwie sądowym utrwalony jest pogląd, zgodnie z którym inwestor nie może odmówić odbioru robót wyłącznie z powodu wad nieistotnych. Jeżeli wykonany obiekt nadaje się do użytkowania zgodnie ze swoim przeznaczeniem (nie ma wad istotnych) inwestor powinien dokonać odbioru. W protokole powinien natomiast wskazać ujawnione wady i wyznaczyć wykonawcy termin ich usunięcia. Jedynie wady istotne mogą uzasadnić odmowę odbioru i w konsekwencji wstrzymanie zapłaty wynagrodzenia przez inwestora.

Samo wskazanie w umowie daty zakończenia robót nie zawsze pozwala jednoznacznie ustalić, czy wykonawca dotrzymał terminu. W praktyce często okazuje się, że strony odmiennie rozumieją moment wykonania robót. Czy decydująca jest data zgłoszenia robót do odbioru? Data podpisania protokołu odbioru? A może dzień usunięcia wszystkich usterek stwierdzonych podczas odbioru? Brak jednoznacznych postanowień w tym zakresie jest częstą przyczyną sporów dotyczących opóźnień oraz naliczania kar umownych.

W związku z tym umowa powinna wprost określać, jakie zdarzenie oznacza dochowanie terminu wykonania robót. Strony mogą przykładowo uzgodnić, że termin zostaje zachowany z chwilą skutecznego zgłoszenia gotowości do odbioru, pod warunkiem, że wykonane roboty nadają się do odbioru zgodnie z umową. Takie rozwiązanie jest spójne z przywołanym wcześniej orzecznictwem, zgodnie z którym samo występowanie wad nieistotnych nie uzasadnia odmowy odbioru robót.

Czasem zdarza się również tak, że terminy wykonania robót wskazane w umowie nie pokrywają się z terminami określonymi w harmonogramie realizacji inwestycji załączonym do umowy. Ma to miejsce zwłaszcza wtedy, gdy ze względu na tempo negocjacji brakuje czasu na dokładną weryfikację dokumentów umownych.

W przypadku większych przedsięwzięć dobrze skonstruowana umowa powinna przewidywać nie tylko termin końcowy, ale również harmonogram realizacji robót oraz tak zwane daty kluczowe (kamienie milowe). Są to terminy zakończenia najważniejszych etapów inwestycji. Mogą one dotyczyć przykładowo wykonania stanu zerowego, stanu surowego albo innych etapów, których realizację strony uznają za kluczową.

W praktyce warto rozważyć powiązanie kar umownych wyłącznie z naruszeniem terminów o zasadniczym znaczeniu dla realizacji inwestycji, a nie z każdym terminem przewidzianym w harmonogramie. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której wykonawca ponosi odpowiedzialność za niewielkie opóźnienia dotyczące etapów niemających istotnego wpływu na przebieg robót. Jednocześnie inwestor zachowuje skuteczny instrument dyscyplinujący w odniesieniu do tych etapów, których opóźnienie rzeczywiście może zagrozić terminowej realizacji przedsięwzięcia czy też spowodować inne problemy na budowie. Przykładem może być opóźnienie, które w konsekwencji wymaga ponownego skoordynowania robót innych wykonawców.

Jednym z najczęstszych źródeł sporów w procesie budowlanym są również kwestie dotyczące wynagrodzenia. Umowa powinna w sposób możliwie najbardziej precyzyjny i jednoznaczny określać sposób i zasady ustalenia wynagrodzenia wykonawcy.

W pierwszej kolejności strony powinny jasno określić charakter wynagrodzenia. Wynagrodzenie ryczałtowe zapewnia inwestorowi większą przewidywalność kosztów inwestycji, z tego względu jest często preferowane przez inwestorów. Należy jednak pamiętać, że ustalenie wynagrodzenia w formie ryczałtowej jedynie zmniejsza ryzyko domagania się przez wykonawcę wynagrodzenia za roboty dodatkowe, ale go nie wyklucza.

Wynagrodzenie kosztorysowe sprawdza się natomiast zwłaszcza w przypadku tych inwestycji, w których ze względów technicznych lub organizacyjnych, na etapie zawierania umowy nie da się ustalić pełnego zakresu robót.

Umowa powinna również precyzyjnie określać zasady płatności. W szczególności warto wskazać termin powstania wymagalności roszczenia o zapłatę wynagrodzenia oraz dokumenty stanowiące podstawę wystawienia faktury.

Szczególnej uwagi wymagają zasady rozliczania robót dodatkowych i zamiennych. Umowa, zwłaszcza w przypadku bardziej skomplikowanych inwestycji, powinna określać nie tylko procedurę ich zlecania, ale również sposób ustalania wynagrodzenia oraz dokumenty niezbędne do ich rozliczenia.

Brak takich postanowień może prowadzić do sporów o to, czy wykonawca był zobowiązany do wykonania określonych prac w ramach pierwotnego wynagrodzenia, czy też przysługuje mu dodatkowa zapłata.

W praktyce spory dotyczą również kosztów związanych z organizacją i funkcjonowaniem placu budowy. Strony konstruujące umowę często pomijają tę kwestię, ponieważ na etapie zawierania umowy wydaje się ona mniej istotna. Szczególnie wtedy, gdy główna uwaga skupia się na negocjacjach cenowych dotyczących wynagrodzenia za wykonanie robót.

W toku realizacji inwestycji okazuje się jednak, że brak odpowiednich postanowień dotyczących rozliczenia kosztów budowy generuje szereg problemów organizacyjnych.

Chodzi między innymi o koszty:
- dostawy i zużycia energii elektrycznej, wody oraz innych mediów wykorzystywanych podczas realizacji robót,
- odbioru i zagospodarowania odpadów budowlanych,
- korzystania z zaplecza socjalnego i sanitarnego,
- ochrony terenu budowy,
- utrzymania urządzeń i infrastruktury wspólnej wykorzystywanej przez kilku wykonawców.

Opisany problem może nabrać istotnego znaczenia zwłaszcza przy większych inwestycjach, w których na placu budowy jednocześnie pracuje kilkunastu albo kilkudziesięciu wykonawców lub podwykonawców. Brak jasnych zasad rozliczeń może prowadzić do sporów o to, kto i w jakiej części powinien ponosić koszty mediów, sprzątania części wspólnych, wywozu odpadów czy utrzymania zaplecza budowy. W efekcie strony procesu inwestycyjnego tracą czas i środki na rozstrzyganie kwestii, które mogły zostać uregulowane już w samej umowie.

Tym samym umowa powinna precyzyjnie określać, które koszty są uwzględnione w wynagrodzeniu wykonawcy, które pokrywa inwestor oraz według jakich zasad będą rozliczane koszty wspólne.

Oczywiście należy pamiętać, że nawet najlepiej przygotowana umowa o roboty budowlane nie wyeliminuje wszystkich ryzyk związanych z realizacją inwestycji. Dobrze przygotowana umowa może jednak znacząco ograniczyć liczbę potencjalnych sporów na budowie i uporządkować zasady współpracy. Dlatego też warto powierzyć przygotowane lub analizę umowy specjalistom.